Οδηγίες για συγγραφείς

 

Τα Περιοδοντολογικά Ανάλεκτα είναι ένα επιστημονικό έντυπο που βασίζεται στη διαδικασία κρίσης των υποβαλλόμενων άρθρων και απευθύνεται στους συναδέλφους που δραστηριοποιούνται στον κλινικό, ακαδημαϊκό και ερευνητικό τομέα της Περιοδοντολογίας. Το έντυπο εκδίδεται μια φορά τον χρόνο με τη μορφή μονογραφίας. Ο Επιστημονικός Εκδότης μορφοποιεί τον κατάλογο των περιεχομένων του κάθε τόμου και προσκαλεί διακεκριμένους κλινικούς και ερευνητές να αναπτύξουν το συγκεκριμένο θέμα του τεύχους. Τα Περιοδοντολογικά Ανάλεκτα δημοσιεύουν επιστημονικά άρθρα μόνο μετά από σχετική πρόσκληση. Οι υποψήφιοι συγγραφείς έχουν στη διάθεση τους ένα χρονικό διάστημα 2 μηνών για την προετοιμασία και υποβολή των τελικών χειρόγραφων. Όλοι οι προσκεκλημένοι συγγραφείς θα πρέπει να ακολουθήσουν τις σχετικές οδηγίες και μπορούν να επικοινωνήσουν με τον Επιστημονικό Εκδότη του εντύπου για περαιτέρω διευκρινήσεις.

Υποβολή χειρόγραφων

Τα χειρόγραφα θα γίνονται αποδεκτά με τον όρο ότι τα υποβαλλόμενα περιεχόμενα, συμπεριλαμβανομένων του κειμένου, των εικόνων και των πινάκων, είναι πρωτότυπα, δεν έχουν δημοσιευθεί προηγουμένως και δεν υπάρχει πρόθεση να δημοσιευθούν αλλού. Τα χειρόγραφα θα πρέπει να υποβάλλονται στον Επιστημονικό Εκδότη του εντύπου μόνο μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail). Μορφοποιημένες δισκέτες, ψηφιακοί δίσκοι, ή δίσκοι με συμπιεσμένα αρχεία δε θα γίνονται αποδεκτά. Το βασικό κείμενο του χειρόγραφου θα πρέπει να περιέχεται σε αρχείο Word (.doc) και πρέπει να περιέχει την σελίδα τίτλου, την περίληψη, το κυρίως κείμενο, τις δηλώσεις/ευχαριστίες, τις βιβλιογραφικές παραπομπές, τους πίνακες, και τις επεξηγήσεις των εικόνων, με την παραπάνω σειρά. Για τις ανάγκες της αρχικής υποβολής, οι εικόνες μπορεί να περιέχονται σε χαμηλής ανάλυσης GIF, JPEG, PICT ή Bitmap αρχεία. Ωστόσο, εάν το άρθρο γίνει αποδεκτό για δημοσίευση, ο/οι συγγραφέας/είς θα πρέπει να αποστείλουν υψηλής ανάλυσης TIF, EPS, ή JPEG αρχεία που είναι απαραίτητα για την τελική εκτύπωση.

Το υποβαλλόμενο χειρόγραφο θα πρέπει να συνοδεύεται από μια σχετική επιστολή απευθυνόμενη στον Επιστημονικό Εκδότη που περιέχει τον τίτλο του χειρόγραφου, τα ονόματα των συγγραφέων, το όνομα, τις ακαδημαϊκές θέσεις, την ταχυδρομική διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου, τον αριθμό τηλεομοιοτυπίας, και την ηλεκτρονική διεύθυνση (e-mail) του αντεπιστέλλοντος συγγραφέα. Οι συγγραφείς παρακαλούνται να προτείνουν έναν κριτή από την Επιτροπή Κριτών (που δεν είναι μέλος του ιδρύματος τους και δεν έχει σχετιστεί ακαδημαϊκά μαζί τους ή με το εργαστήριο τους), χωρίς αυτό να διασφαλίζει σίγουρη ανάθεση του χειρόγραφου στο συγκεκριμένο κριτή. Η συνοδευτική επιστολή θα πρέπει επίσης να περιέχει ευκρινείς δηλώσεις σχετικές με την πρωτοτυπία του χειρόγραφου, τις πηγές χρηματοδότησης, τις πιθανές αντιθέσεις συμφερόντων, την πρόθεση μεταφοράς δικαιωμάτων πνευματικής ιδιοκτησίας στο έντυπο, και συγκατάθεση συγγραφικής πατρότητας από όλους τους αναφερόμενους συγγραφείς. Δείγμα της πρότυπης συνοδευτικής επιστολής μπορεί να αποσταλεί ύστερα από σχετικό αίτημα στον Επιστημονικό Εκδότη. Η συνοδευτική επιστολή θα πρέπει να επισημαίνει ότι το χειρόγραφο έχει αναγνωστεί και εγκριθεί από όλους τους συγγραφείς και θα πρέπει να είναι υπογραμμένο από όλους τους αναφερόμενους συγγραφείς.

Μορφή χειρόγραφου

Γλώσσα

Με αρχή το γενέθλιο 20ο Τόμο του 2009, τα Περιοδοντολογικά Ανάλεκτα εκδίδονται ταυτόχρονα στην Ελληνική και στην Αγγλική γλώσσα. Ενώ τα Ελληνικά παραμένουν ως επίσημη γλώσσα του εντύπου, η έκδοση στα Αγγλικά θεωρείται σημαντικό βήμα για τη διεθνή αναγνώριση της επίσημης επιστημονικής έκδοσης της Ελληνικής Περιοδοντολογικής Εταιρείας.

Το χειρόγραφο θα πρέπει να υποβάλλεται ολόκληρο και στην Ελληνική και στην Αγγλική γλώσσα, με το κείμενο στην κάθε γλώσσα να αποτελεί την ακριβή μετάφραση του κειμένου στην άλλη γλώσσα. Τόσο η Αμερικανική (US), όσο και η Βρετανική (UK) αγγλική διάλεκτος είναι αποδεκτές με την προϋπόθεση ότι ο συλλαβισμός και η χρήση είναι αμετάβλητη σε όλο το χειρόγραφο. Για να εξασφαλιστεί η υψηλή ποιότητα του Αγγλικού κειμένου, προτείνεται στους συγγραφείς που δεν είναι άριστοι γνώστες της Αγγλικής να αναθέτουν το χειρόγραφο τους, πριν την υποβολή του, για επιμέλεια σε ειδικούς επαγγελματίες ή σε εξειδικευμένα διαδικτυακά κέντρα που παρέχουν σχετικές υπηρεσίες. Το έντυπο διατηρεί το δικαίωμα της επεξεργασίας των υποβαλλόμενων χειρόγραφων για εναρμόνιση με τη μορφή του εντύπου και/ή την βελτίωση του συντακτικού και της γραμματικής τόσο στην Αγγλική όσο και στην Ελληνική γλώσσα. 

Μορφή και ύφος του κειμένου

Ολόκληρο το χειρόγραφο θα πρέπει να είναι δακτυλογραφημένο με διπλό διάστημα, συμπεριλαμβανομένων της περίληψης, του κειμένου, των βιβλιογραφικών παραπομπών, των επεξηγήσεων των εικόνων, και των υποσημειώσεων των πινάκων. Τα περιθώρια θα πρέπει να είναι εύρους τουλάχιστον 2,5 cm περιμετρικά της σελίδας και όλες οι σελίδες του χειρόγραφου θα πρέπει να είναι κατά σειρά αριθμημένες, συμπεριλαμβανομένων της περίληψης, του κειμένου, των βιβλιογραφικών παραπομπών, των επεξηγήσεων των εικόνων, και των πινάκων. Η επιλογή του συλλαβισμού θα πρέπει να είναι ανενεργή στη δακτυλογράφηση του κειμένου.

Συνήθεις Λατινικοί όροι όπως in vivo, in vitro, e.g., i.e. δεν θα πρέπει να δακτυλογραφούνται σε πλάγια γραφή, σε αντίθεση με τα ονόματα των μικροβίων σε όλο το κείμενο και τους τίτλους των περιοδικών στις βιβλιογραφικές παραπομπές, που θα πρέπει να είναι σε πλάγια γραφή. Λέξεις που θα πρέπει να εμφανίζονται στο άρθρο με πλάγια ή έντονη γραφή, θα πρέπει να δακτυλογραφούνται αντίστοιχα με πλάγιους ή έντονους χαρακτήρες.

Σε γενικές γραμμές δεν υπάρχουν αυστηροί περιορισμοί σε σχέση με το μέγεθος του χειρόγραφου, αλλά οι υποβαλλόμενες εργασίες θα πρέπει να είναι μέχρι 20 σελίδες με διπλό διάστημα (χωρίς την περίληψη, τις βιβλιογραφικές παραπομπές, τους πίνακες και τις επεξηγήσεις των εικόνων), μπορεί να περιέχουν συνολικά μέχρι 5 πίνακες και εικόνες (συμπεριλαμβανομένων των πολύπτυχων εικόνων), ενώ ο συνολικός αριθμός των βιβλιογραφικών παραπομπών δεν θα πρέπει  να υπερβαίνει τις 150.

Συντμήσεις, μονάδες και ονοματολογία

Όλες οι μετρήσεις θα πρέπει να εκφράζονται σε μονάδες του διεθνούς Μετρικού Συστήματος. Σε γενικές γραμμές, τα ακρωνύμια και οι ασυνήθιστες συντμήσεις θα πρέπει να αποφεύγονται. Εάν χρησιμοποιηθούν, οι συντμήσεις θα πρέπει να προσδιορίζονται ευκρινώς και με ακρίβεια την πρώτη φορά που αναφέρονται στο χειρόγραφο. Οι συγγραφείς θα πρέπει να ακολουθούν τις σχετικές συστάσεις που προτείνονται στο σύγγραμμα: "Baron, D.N. & Clarke, H.M.K. (2008) Units, Symbols and Abbreviations: A Guide for Medical and Scientific Authors. 6th edition, London: The Royal Society of Medicine Press".

Προτείνεται η αναφορά γενικών κοινόχρηστων ονομάτων φαρμάκων ή άλλων υλικών. Εάν ωστόσο η αναφορά ενός αποκλειστικού εμπορικού ονόματος δεν μπορεί να αποφευχθεί, τότε θα πρέπει να σημειωθεί την πρώτη φορά που απαντάται στο κείμενο συνοδευμένο από το σύμβολο "®". Παρόμοια προσέγγιση θα πρέπει να υιοθετείται και για τα εμπορικά διαθέσιμα προϊόντα και σκευάσματα. Οι κατασκευαστές φαρμάκων, υλικών, και συσκευών θα πρέπει να επισημαίνονται στο σημείο που γίνεται πρώτη φορά αναφορά στο συγκεκριμένο προϊόν ως ακολούθως: όνομα προϊόντος (όνομα κατασκευαστή, πόλη και χώρα παραγωγής).

Οι συγγραφείς θα πρέπει να ακολουθούν την ταξινόμηση των περιοδοντικών νοσημάτων που πρότεινε και υιοθετεί η Αμερικανική Ακαδημία Περιοδοντολογίας: "Armitage G.C. (1999) Development of a classification system for periodontal diseases and conditions. Annals of Periodontology 4, 1-6".

Η διπλή μικροβιακή ονοματολογία που αποτελείται από το όνομα του γένους με αρχικό κεφαλαίο γράμμα και ένα συγκεκριμένο επιθετικό προσδιορισμό (για παράδειγμα, Tannerella forsythia), θα πρέπει να χρησιμοποιείται για όλους τους μικροοργανισμούς. Τα ονόματα των μικροβίων βρίσκονται πάντα σε πλάγια γραφή και πρέπει να αναγράφονται ολόκληρα την πρώτη φορά που αναφέρονται στο κείμενο. Μετά, το όνομα του γένους θα πρέπει να αναφέρεται μόνο με το αρχικό κεφαλαίο γράμμα (για παράδειγμα, T. forsythia), με την προϋπόθεση βέβαια ότι δεν δημιουργείται σύγχυση με άλλα γένη μικροβίων που περιέχονται στο κείμενο.

Δομή του χειρόγραφου

Τα περιεχόμενα των χειρόγραφων που υποβάλλονται στα Περιοδοντολογικά Ανάλεκτα θα πρέπει να είναι δομημένα σύμφωνα με την παρακάτω αλληλουχία:

α) Τίτλος και συγγραφείς (ξεχωριστή σελίδα)

β) Περίληψη και λέξεις-κλειδιά (ξεχωριστή σελίδα)

γ) Κυρίως κείμενο

δ) Δηλώσεις/Ευχαριστίες

ε) Βιβλιογραφικές παραπομπές

στ) Πίνακες

ζ) Επεξηγήσεις εικόνων

Υπενθυμίζεται ότι εκτός από τις βιβλιογραφικές παραπομπές, όλα τα περιεχόμενα του χειρόγραφου θα πρέπει να υποβάλλονται και στην Αγγλική και στην Ελληνική γλώσσα.

α) Σελίδα τίτλου

Ο τίτλος και οι συγγραφείς του άρθρου θα πρέπει να αναφέρονται σε μια μονή, ξεχωριστή σελίδα ως ακολούθως:

  • Τίτλος εργασίας
  • Κεντρικό θέμα της μονογραφίας
  • Πλήρη ονόματα, επαγγελματικοί τίτλοι, ακαδημαϊκές θέσεις, και ηλεκτρονικές διευθύνσεις όλων των συγγραφέων
  • Σύντομος τρέχων τίτλος (μέχρι 50 χαρακτήρες, συμπεριλαμβανομένων των κενών)
  • Σύντομο σημείωμα για τις πηγές χρηματοδότησης της εργασίας (εάν υπάρχουν) και για πιθανές αντιθέσεις συμφερόντων (εάν υπάρχουν)
  • Συνολικός αριθμός λέξεων, αριθμός πινάκων και εικόνων που περιέχονται στην εργασία
  • Το όνομα, την ταχυδρομική διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου/τηλεομοιοτυπίας, και την ηλεκτρονική διεύθυνση (e-mail) του αντεπιστέλλοντος συγγραφέα.

 

β) Περίληψη και λέξεις-κλειδιά

Η περίληψη και οι λέξεις-κλειδιά θα πρέπει επίσης να περιέχονται σε μια μονή, ξεχωριστή σελίδα. Η περίληψη θα πρέπει να συνοψίζει τα κυριότερα συμπεράσματα με διαφωτιστικό παρά περιγραφικό τρόπο και δεν θα πρέπει να υπερβαίνει τις 350 λέξεις. Η παράθεση μέχρι επτά λέξεων-κλειδιών μετά την περίληψη διευκολύνει την ευρετηριοποίηση της εργασίας και συμβάλλει στην ανάθεση των κριτών.

γ) Κυρίως κείμενο

Το κυρίως κείμενο θα πρέπει να είναι οργανωμένο με μια λογική σειρά υπο-ενοτήτων και να αναλύεται ανάλογα. Οι συστηματικές ανασκοπήσεις θα πρέπει να περιέχουν και μια ενότητα "Μεθόδων" όπου θα παρέχονται όλες οι σχετικές λεπτομέρειες της βιβλιογραφικής διερεύνησης (βάσεις δεδομένων, χρονολογική κάλυψη, εύρος γλωσσών κτλ) και εάν είναι εφικτό θα πρέπει να διεξάγεται μετα-ανάλυση των πρωτογενών δεδομένων. Όταν είναι δυνατό, το κείμενο θα πρέπει να περιέχει την κριτική ανάλυση της διαθέσιμης βιβλιογραφίας.

δ) Δηλώσεις/Ευχαριστίες

Στην συγκεκριμένη ενότητα αναφέρεται η αναγνώριση της ουσιαστικής συμμετοχής διαφόρων ατόμων στην εργασία που μπορεί να περιλαμβάνει την τεχνική υποστήριξη, την ερευνητική και κλινική συνδρομή, ή την προετοιμασία του χειρόγραφου. Επίσης, η παράγραφος αυτή θα πρέπει να περιέχει τις πιθανές πηγές χρηματοδότησης της εργασίας, τις σχέσεις του κάθε συγγραφέα με εμπορικές εταιρείες, οργανισμούς και ιδρύματα, και τις πιθανές αντιθέσεις συμφερόντων.

ε) Βιβλιογραφικές παραπομπές

Ο κατάλογος των βιβλιογραφικών παραπομπών θα πρέπει να περιλαμβάνει όλα τα άρθρα επιστημονικών περιοδικών (εντύπων και ηλεκτρονικών), τα συγγράμματα και κεφάλαια συγγραμμάτων, τις διατριβές, και άλλες μορφές δημοσιευμάτων που αναφέρονται στο κείμενο. Η ένταξη περιλήψεων (abstracts) και χειρόγραφων που έχουν υποβληθεί για δημοσίευση θα πρέπει να αποφεύγονται. Χειρόγραφα που έχουν γίνει αποδεκτά για δημοσίευση μπορεί να περιληφθούν στις βιβλιογραφικές παραπομπές, με κατάλληλη επισήμανση. Οι βιβλιογραφικές παραπομπές θα πρέπει να ταξινομούνται με αλφαβητική σειρά με βάση το επίθετο του πρώτου συγγραφέα.

  • Η αποδεκτή μορφή για τη συνήθη αναφορά άρθρων επιστημονικών περιοδικών είναι η ακόλουθη: όνομα/ονόματα όλων των συγγραφέων, έτος δημοσίευσης, τίτλος εντύπου, αριθμός τόμου, αριθμός πρώτης και τελευταίας σελίδας της δημοσίευσης. Τα ονόματα των συγγραφέων θα πρέπει να αναγράφονται ως εξής: Apatzidou, D.A., Riggio, M.P. & Kinane, D.F. (το σύμβολο "&" τοποθετείται πριν από τον τελευταίο συγγραφέα, ενώ το κόμμα πριν από το σύμβολο "&" παραλείπεται). Το έτος δημοσίευσης περικλείεται σε παρένθεση (2005), ο τίτλος της εργασίας παρατίθεται χωρίς εισαγωγικά σημεία, ο τίτλος του εντύπου αναφέρεται ολόκληρος και σε πλάγια γραφή, ακολουθούμενος από τον αριθμό του τόμου σε έντονη γραφή και τις σελίδες της δημοσίευσης.
  • Η αποδεκτή μορφή για την αναφορά κεφαλαίων συγγραμμάτων είναι η ακόλουθη: όνομα/ονόματα όλων των συγγραφέων, έτος δημοσίευσης, τίτλος κεφαλαίου, τίτλος του συγγράμματος σε πλάγια μορφή, όνομα/τα Επιστημονικού Εκδότη, αριθμός πρώτης και τελευταίας σελίδας, πόλη εκτύπωσης, Εκδοτική Εταιρεία.
  • Η αποδεκτή μορφή για την αναφορά ηλεκτρονικών συνδέσεων και διευθύνσεων στο βιβλιογραφικό κατάλογο είναι η ακόλουθη: Ίδρυμα/συγγραφέας, τίτλος του εγγράφου/ιστότοπου, ημερομηνία προσπέλασης, πλήρης ηλεκτρονική διεύθυνση. 

Οι βιβλιογραφικές αναφορές θα πρέπει να επισημαίνονται στο κείμενο μέσα σε παρενθέσεις, παραθέτοντας τα επίθετα των συγγραφέων και το έτος δημοσίευσης ως ακολούθως: (Apatzidou 2006), (Apatzidou & Kinane 2004). Τρεις ή περισσότεροι συγγραφείς θα πρέπει να αναφέρονται ως: (Apatzidou et al. 2005).

Εάν περισσότερες από δύο βιβλιογραφικές αναφορές αναφέρονται στο κείμενο για να υποστηρίξουν μια δήλωση, θα πρέπει να διευθετούνται πρώτα χρονολογικά και μετά σύμφωνα με το επίθετο του πρώτου συγγραφέα ως ακολούθως: (Sakellari et al. 2000, Apatzidou & Kinane 2004, Apatzidou et al. 2005, Sakellari et al. 2005, Apatzidou 2006).

 

Παραδείγματα μορφής βιβλιογραφικών αναφορών

  • Άρθρο επιστημονικού περιοδικού

Apatzidou, D. (2007) Full mouth disinfection. Effect on clinical, microbiological and immunological parameters. Analecta Periodontologica 18, 51-61.

Hajishengallis, G., Wang, M., Liang, S., Shakhatreh, M.A., James, D., Nishiyama, S., Yoshimura, F. & Demuth, D.R. (2008) Subversion of innate immunity by periodontopathic bacteria via exploitation of complement receptor-3. Advances in Experimental Medicine and Biology 632, 203-219

Kalpidis, C.D. & Ruben, M.P. (2002) Treatment of intrabony periodontal defects with enamel matrix derivative: a literature review. Journal of Periodontology 73, 1360-1376

Karoussis, I.K., Kotsovilis, S. & Fourmousis, I. (2007) A comprehensive and critical review of dental implant prognosis in periodontally compromised partially edentulous patients. Clinical Oral Implants Research 18, 669-679

Lalla, E., Kaplan, S., Chang, S.M., Roth, G.A., Celenti, R., Hinckley, K., Greenberg, E. & Papapanou, P.N. (2006) Periodontal infection profiles in type 1 diabetes. Journal of Clinical Periodontology 33, 855-862

Madianos, P.N., Lieff, S., Murtha, A.P., Boggess, K.A., Auten, R.L.Jr., Beck, J.D. & Offenbacher, S. (2001) Maternal periodontitis and prematurity. Part II: Maternal infection and fetal exposure. Annals of Periodontology 6, 175-182

  • Άρθρο επιστημονικού περιοδικού σε συμπληρωματικό τεύχος (Supplement)

Donos, N., Mardas, N. & Chadha, V. (2008) Clinical outcomes of implants following lateral bone augmentation: systematic assessment of available options (barrier membranes, bone grafts, split osteotomy). Journal of Clinical Periodontology 35 (Suppl. 8), 173-202

  • Άρθρο δημοσιευμένο σε άλλη ξένη γλώσσα

Mastragelopulos, N., Haraszthy, V.I., Zambon, J.J. & Zafiropoulos, G.G. (2002) Detection of periodontal pathogenic microorganisms in atheromatous plaque. Preliminary results (in German). Der Chirurg 73, 585-591

  • Σύγγραμμα

Lindhe, J., Lang, N.P. & Karring, T. (2008) Clinical Periodontology and Implant Dentistry. 5th edition, Oxford, Wiley-Blackwell.

  • Κεφάλαιο συγγράμματος

Papapanou, P.N. & Lindhe, J. (2008) Epidemiology of periodontal diseases. Clinical Periodontology and Implant Dentistry. Editors: Lindhe, J., Lang, N.P. & Karring, T., 5th edition, pp.129-182, Oxford. Wiley-Blackwell.

  • Διδακτορική διατριβή

Romanos, G. (2003) Immediate loading of endosseous implants in the posterior mandible: animal and clinical studies. PhD Thesis, Frankfurt, Johann Wolfgang Goethe University.

  • Ηλεκτρονική σύνδεση/διεύθυνση (Link/URL)

Centers for Disease Control and Prevention. Public Health Implications of Chronic Periodontal Infections in Adults, accesed May 4, 2009

(www.cdc.gov/OralHealth/publications/library/conferences/periodontal_infections.htm)

στ) Πίνακες

Όλοι οι πίνακες πρέπει να είναι διαδοχικά αριθμημένοι με αραβική αρίθμηση και με τη σειρά εμφάνισης τους στο κείμενο. Οι πίνακες μπορεί να υποβάλλονται σε αρχεία Word (.doc) ή Excel (.xls). Κάθε πίνακας θα πρέπει να έχει ένα ευκρινή περιγραφικό τίτλο, κάθε στήλη και σειρά πρέπει να διαθέτουν σύντομες επικεφαλίδες, ενώ οι επεξηγήσεις και οι συντμήσεις θα πρέπει να παρέχονται ως υποσημειώσεις. Όταν ενδείκνυται, οι στατιστικές μετρήσεις των διακυμάνσεων θα πρέπει να περιλαμβάνονται σε κατάλληλα σημεία των πινάκων. Τέλος, σύμβολα (*, +, §, κτλ) που χρησιμοποιούνται στο κείμενο του πίνακα θα πρέπει επίσης να επεξηγούνται κατάλληλα στις υποσημειώσεις.

ζ) Επεξηγήσεις εικόνων

Οι επεξηγήσεις των εικόνων θα πρέπει να είναι δακτυλογραφημένες με διπλό διάστημα και αριθμημένες με Αραβικούς αριθμούς που αντιστοιχούν στις σχετικές εικόνες. Οι επεξηγήσεις των εικόνων θα πρέπει να περιέχονται στο κυρίως κείμενο (όχι στα αρχεία των γραφικών) και αντίστοιχα, οι εικόνες δεν θα πρέπει να περιλαμβάνονται στο αρχείο του κειμένου. Οι επεξηγήσεις θα πρέπει να παρέχουν, χωρίς να επαναλαμβάνουν το κείμενο, αρκετές πληροφορίες έτσι ώστε η εικόνα να γίνεται κατανοητή χωρίς αναδρομή στο χειρόγραφο. Αριθμοί, γράμματα, βέλη και άλλα σύμβολα που περιέχονται στις εικόνες θα πρέπει να επεξηγούνται με ευκρίνεια στις επεξηγήσεις. Η αρχική μεγέθυνση, η εσωτερική κλίμακα και η ιστολογική χρώση θα πρέπει να παρέχονται επίσης στις επεξηγήσεις των φωτομικρογραφιών.

Εικόνες

Όλες οι εικόνες πρέπει να είναι διαδοχικά αριθμημένες με αραβική αρίθμηση και με τη σειρά που εμφανίζονται στο κείμενο. Οι εικόνες του χειρόγραφου πρέπει να υποβάλλονται σε ξεχωριστά ψηφιακά αρχεία (οι αριθμοί των εικόνων πρέπει να είναι εμφανώς αναγνωρίσιμοι στο όνομα του ηλεκτρονικού αρχείου). Οι πολύπτυχες εικόνες θα πρέπει να περιλαμβάνονται σε ένα ηλεκτρονικό αρχείο. Τα γραφήματα και τα διαγράμματα που δημιουργούνται με τη βοήθεια ηλεκτρονικών προγραμμάτων θα πρέπει να έχουν βασικό και απλό σχεδιασμό (τρισδιάστατα γραφικά πρέπει να αποφεύγονται). Η χρήση απλών ή σκιασμένων τόνων και χρωμάτων προτιμάται στα γραφήματα από τα μορφοποιημένα σχέδια (εκτός από την διαγώνια γράμμωση). Η αναφορά και οι σχετικές πληροφορίες για το λογισμικό που χρησιμοποιήθηκε για το σχεδιασμό των γραφημάτων βοηθούν την ηλεκτρονική διαχείριση του υλικού.

Εάν το κεντρικό θέμα του τεύχους είναι κλινικά προσανατολισμένο και υπάρχει πρόβλεψη για εκτύπωση ενδοστοματικών φωτογραφιών, οι έγχρωμες κλινικές φωτογραφίες γίνονται αποδεκτές για δημοσίευση, χωρίς οικονομική επιβάρυνση του συγγραφέα. Όταν κλινικές φωτογραφίες, ακτινογραφίες, ή σαρωτικές απεικονίσεις τμημάτων του σώματος ασθενών περιέχονται στις εικόνες ενός χειρόγραφου, μια γραπτή ενυπόγραφη συγκατάθεση του ασθενούς (ή του νόμιμου κηδεμόνα για ηλικίες μικρότερες των 18 χρόνων) απαιτείται για τη δημοσίευση. Αριθμοί, γράμματα, βέλη και άλλα σύμβολα που περιέχονται στις εικόνες θα πρέπει να έχουν ικανοποιητικό μέγεθος που να επιτρέπει τη σμίκρυνση χωρίς μείωση της ποιότητας της τελικής εκτύπωσης.

Τα αρχεία των εικόνων μπορεί να είναι σε μορφή GIF, PICT, PDF ή Bitmap, για την αρχική υποβολή της εργασίας. Εάν όμως το χειρόγραφο γίνει αποδεκτό για δημοσίευση, ο συγγραφέας θα πρέπει να αποστείλει τα αντίστοιχα υψηλής ανάλυσης αρχεία σε μορφή TIFF ή EPS (έγχρωμα ή σε γκρίζα κλίμακα) που απαιτούνται για την τελική εκτύπωση. Πρωτότυπες, ψηφιακές, ενδοστοματικές φωτογραφίες με τη μορφή JPEG αρχείων, γίνονται επίσης αποδεκτές για δημοσίευση. Υψηλής ποιότητας Word (.doc) και PowerPoint (.ppt) σχέδια μπορεί να γίνουν αποδεκτά, αλλά εικόνες που η δημιουργία τους βασίζεται στη χρήση εικονοψηφίδων (pixel-based) δεν θεωρούνται κατάλληλες για εκτύπωση.

Η τελική ανάλυση σαρωμένων απεικονίσεων που πρόκειται να έχουν τελικό εύρος μονής (85mm) ή διπλής στήλης (176mm), θα πρέπει να είναι >300 dpi για εικόνες σε γκρίζα κλίμακα, >600 dpi για έγχρωμες εικόνες ή συνδυασμούς (εικόνα σε γκρίζα κλίμακα και γράμματα), και >1000 dpi για γραμμικά σχέδια (γράμματα και γραμμές). Επισημαίνεται ότι το απαιτούμενο επίπεδο ανάλυσης αναφέρεται στο τελικό μέγεθος των απεικονίσεων. Στη συγκεκριμένη φάση, πολλαπλά, μεγάλου μεγέθους ηλεκτρονικά αρχεία θα πρέπει να υποβάλλονται στον Επιστημονικό Εκδότη σε ψηφιακό δίσκο επειδή οι παροχείς υπηρεσιών του διαδικτύου συνήθως εμποδίζουν την ηλεκτρονική μεταβίβαση αρχείων μεγάλου μεγέθους.

Δεοντολογικές αρχές και ηθική

Συγγραφική πατρότητα

Ο αντεπιστέλλων συγγραφέας πρέπει να εξασφαλίσει συγκατάθεση συγγραφικής πατρότητας από όλους τους αναφερόμενους συγγραφείς πριν την υποβολή του χειρόγραφου και να συμπεριλάβει ως συγγραφείς όλα τα άτομα που συνέβαλαν ουσιαστικά στην ολοκλήρωση της εργασίας, σύμφωνα με τα κριτήρια που προτείνει η Διεθνής Επιτροπή Εκδοτών Ιατρικών Περιοδικών Εντύπων (International Committee of Medical Journal Editors: www.icmje.org), που συμπεριλαμβάνουν σημαντική ανάμιξη στο σχεδιασμό και την οργάνωση της μελέτης, κριτική ανάλυση της διαθέσιμης βιβλιογραφίας, μετα-ανάλυση των πρωτογενών δεδομένων, ουσιαστική συμβολή στη συγγραφή και/ή στην αναθεώρηση του κειμένου. Λιγότερο σημαντικές συνεισφορές θα πρέπει να αναφέρονται στην ενότητα των Δηλώσεων/Ευχαριστιών.

Πηγές χρηματοδότησης και αντιθέσεις συμφερόντων

Όλοι οι συγγραφείς θα πρέπει να υποβάλλουν μια δήλωση γνωστοποίησης των πηγών χρηματοδότησης της εργασίας και των πιθανών αντιθέσεων (οικονομικών ή άλλων) συμφερόντων. Πιο συγκεκριμένα, οι συγγραφείς είναι υποχρεωμένοι να αποκαλύψουν κάθε θεσμική, εταιρική, ιδιωτική ή άλλη πηγή χρηματοδότησης της εργασίας, εάν υπάρχει. Επιπλέον, κάθε συγγραφέας θα πρέπει να δηλώσει όλες τις οικονομικές ή άλλες σχέσεις που μπορεί να έχει με εταιρείες και οργανισμούς των οποίων τα προϊόντα ή οι υπηρεσίες προβάλλονται στο χειρόγραφο που υποβάλλεται για δημοσίευση. Οι σχετικές πληροφορίες για τις πηγές χρηματοδότησης και τις πιθανές αντιθέσεις οικονομικών ή άλλων συμφερόντων θα πρέπει να περιλαμβάνονται στην ενότητα Δηλώσεων/Ευχαριστιών (ακόμα και σε περιπτώσεις που δεν υπάρχουν εμπορικές/άλλες σχέσεις ή οικονομική υποστήριξη).

Εργασίες που αφορούν ανθρώπους και πειραματόζωα

Χειρόγραφα που αφορούν ανθρώπους θα δημοσιεύονται με την προϋπόθεση ότι η κλινική αναφορά ή η έρευνα ή η θεραπεία, διεκπεραιώθηκε σύμφωνα με γενικά αποδεκτούς δεοντολογικούς και ηθικούς κανόνες όπως  για παράδειγμα αυτούς που περιέχονται στη Διακήρυξη του Ελσίνκι (που ψηφίστηκε το 1975 και αναμορφώθηκε το 2000), και έχει εγκριθεί από αρμόδιες πανεπιστημιακές ή κρατικές επιτροπές. Οι κλινικές μελέτες/αναφορές θα πρέπει να διαθέτουν σε αρχεία τη γραπτή συγκατάθεση όλων των ασθενών.

Αντίστοιχα, χειρόγραφα που αφορούν πειραματόζωα θα πρέπει να αναφέρουν ευκρινώς ότι οι ερευνητικές συνθήκες ήταν σύμφωνες με σχετικές κρατικές και πανεπιστημιακές οδηγίες και διατάξεις (για παράδειγμα οδηγίες ΝΙΗ για τις ΗΠΑ, οδηγίες 86/609/EEC για τις χώρες της Ευρωπαϊκής Ένωσης κτλ). Αντίγραφα των παραπάνω Δεοντολογικών/Ερευνητικών εγκρίσεων Επιτροπών, των γραπτών συγκαταθέσεων και των σχετικών οδηγιών θα πρέπει να είναι στη διάθεση του Επιστημονικού Εκδότη.

Άδειες χρήσης

Ο αντεπιστέλλων συγγραφέας θα πρέπει να προμηθεύεται με γραπτή άδεια χρήσης (permission) από το σχετικό ιδιοκτήτη πνευματικών δικαιωμάτων (copyright holder) για να συμπεριλάβει στο υποβαλλόμενο χειρόγραφο, εικόνες, πίνακες, ή άλλο υλικό που έχει δημοσιευτεί παλιότερα σε βιβλία ή άλλα έντυπα. Οι επεξηγήσεις των εικόνων και οι υποσημειώσεις των πινάκων θα πρέπει να περιέχουν σχετική αναφορά για την πηγή του υλικού, ενώ το πρωτότυπο άρθρο ή το κεφάλαιο του βιβλίου θα πρέπει να συμπεριλαμβάνεται στον κατάλογο των βιβλιογραφικών παραπομπών της υπό δημοσίευση εργασίας. 

Κατοχύρωση πνευματικής ιδιοκτησίας

Όταν το χειρόγραφο γίνει αποδεκτό και είναι έτοιμο για εκτύπωση, ένα έγγραφο μεταβίβασης δικαιωμάτων πνευματικής ιδιοκτησίας αποστέλλεται στον αντεπιστέλλοντα συγγραφέα μαζί με την ηλεκτρονική ειδοποίηση αποδοχής της εργασίας. Η εξουσιοδότηση για την εκτύπωση του χειρόγραφου στα Περιοδοντολογικά Ανάλεκτα πρέπει να υπογραφεί από όλους τους συγγραφείς και να επιστραφεί στο Διευθυντή Σύνταξης. Το έγγραφο μεταβίβασης δικαιωμάτων πνευματικής ιδιοκτησίας είναι προαπαιτούμενο για την εκτύπωση και τα χειρόγραφα θα προωθούνται στο τυπογραφείο μόνο εάν η ενυπόγραφη σχετική δήλωση βρίσκεται στο αρχείο της Σύνταξης. Η μεταβίβαση δικαιωμάτων πνευματικής ιδιοκτησίας θα πρέπει να καλύπτει επίσης τις κλινικές φωτογραφίες, τα σχεδιαγράμματα, και όλες γενικά τις εικόνες και τους πίνακες που περιέχονται στο χειρόγραφο.

Διαδικασία κρίσης χειρόγραφων

Τα Περιοδοντολογικά Ανάλεκτα είναι μια επιστημονική έκδοση που εφαρμόζει την κρίση των χειρόγραφων που υποβάλλονται για δημοσίευση. Ο Διευθυντής Σύνταξης αναθέτει κάθε υποβαλλόμενη εργασία σε 2 μέλη της Επιτροπής Κριτών που επιλέγονται με βάση την επιστημονική τους εξειδίκευση σε συγκεκριμένους τομείς. Το έντυπο εφαρμόζει τη διπλά τυφλή διαδικασία κρίσης όπου οι κριτές και οι συγγραφείς παραμένουν ανώνυμοι σε όλη τη διάρκεια της αξιολόγησης. Οι συγγραφείς παρακαλούνται να προτείνουν έναν κριτή από την Επιτροπή Κριτών (που δεν είναι μέλος του ιδρύματος τους και δεν σχετίζεται ή δεν έχει σχετιστεί ακαδημαϊκά μαζί τους ή με το εργαστήριο τους). Αν και η ανάθεση της εργασίας στον προτεινόμενο από τον συγγραφέα κριτή δεν διασφαλίζεται απαραίτητα, οι υποδείξεις μπορεί να διευκολύνουν τη σχετική απόφαση.

Η διαδικασία κρίσης πρέπει να ολοκληρώνεται μέσα σε 1 μήνα από την ημερομηνία ανάθεσης του χειρόγραφου. Η αξιολόγηση των κριτών γίνεται με συγκεκριμένες οδηγίες που αναφέρονται στη σχετική ενότητα του Καταστατικού. Με βάση τις συστάσεις των κριτών, ο Επιστημονικός Εκδότης αποφασίζει να αποδεχτεί το χειρόγραφο με ή χωρίς μικρές αλλαγές, να καλέσει τους συγγραφείς να αναδιαμορφώσουν σημαντικά σημεία της εργασίας που θεωρήθηκαν μειονεκτικά από τους κριτές, ή να απορρίψει την εργασία.

Ο αντεπιστέλλων συγγραφέας είναι υπεύθυνος για την ενημέρωση των υπόλοιπων συγγραφέων για την πορεία του χειρόγραφου που υποβάλλεται σε κρίση. Η σημείο-προς-σημείο απάντηση στα σχόλια των κριτών θα πρέπει να υποβάλλεται από τους συγγραφείς μέσα σε χρονικό διάστημα 1 μήνα από την αποστολή της αρχικής απόφασης. Τέλος, ένα τυπογραφικό δοκίμιο (galley proof) και το έγγραφο μεταβίβασης της πνευματικής ιδιοκτησίας αποστέλλονται στον κύριο συγγραφέα. Το έγγραφο μεταφοράς των δικαιωμάτων πνευματικής ιδιοκτησίας πρέπει να υπογραφεί από όλους τους αναφερόμενους συγγραφείς και να επιστραφεί στον Επιστημονικό Εκδότη μαζί με τις εικόνες υψηλής ανάλυσης που μπορεί να χρειαστούν στη συγκεκριμένη φάση για την τελική εκτύπωση.

Διορθώσεις τυπογραφικού δοκιμίου

Μετά την αποδοχή, ένα τυπογραφικό δοκίμιο (galley proof) σε μορφή pdf αρχείου αποστέλλεται ηλεκτρονικά στον κύριο συγγραφέα του χειρόγραφου. Στο στάδιο αυτό, μόνο διορθώσεις στη στοιχειοθεσία και γενικά μικρές αλλαγές μπορεί να γίνουν αποδεκτές. Είναι αρμοδιότητα του αντεπιστέλλοντος συγγραφέα να βεβαιώσει ότι όλοι οι συγγραφείς συμφωνούν με τις τελικές διορθώσεις και τη διάταξη εκτύπωσης της εργασίας. Τα ελεγμένα τελικά δοκίμια πρέπει να επιστραφούν στον Επιστημονικό Εκδότη μέσα σε 4 ημέρες για την αποφυγή άσκοπων καθυστερήσεων στην τυπογραφική εκτύπωση.